Tin tức

Hiệu quả từ việc sử dụng phần mềm Quản lý Công văn Giao việc của Công ty TNHH MTV Xăng dầu Hàng không Việt Nam

Hiệu quả từ việc sử dụng phần mềm Quản lý Công văn Giao việc của Công ty TNHH MTV Xăng dầu Hàng không Việt Nam

Qua một năm sử dụng phần mềm Quản lý Công văn Giao việc do Công ty LIVA cung cấp, việc điều hành, quản lý công văn, công việc của Công ty TNHH MTV Xăng dầu Hàng không Việt Nam có tiến triển vượt bậc và đạt được hiệu quả rõ rệt. Hiện nay, tất cả các thành viên trong công ty đã quen với môi trường làm việc mới, hoàn toàn trên máy tính.

Hiệu quả đầu tiên phải đề cập đến là việc quản lý của Ban lãnh đạo công ty:

Trước đây, thay vì phải nhận email rất nhiều báo cáo mỗi ngày từ nhiều xí nghiệp và phòng ban khiến cho việc theo dõi, quản lý công việc không được tổng quan thì giờ đây chỉ với phần mềm Báo cáo nóng (Một phân hệ trong Hệ thống Phần mềm Quản lý Công văn Giao việc) Tổng giám đốc công ty chỉ việc mở máy và theo dõi số liệu một cách trực quan trên màn hình máy tính.

Số liệu luôn luôn là số liệu mới nhất được lấy từ các phần mềm khác như Phần mềm Kế toán (Phần chi phí), Phần mềm Quản lý hàng hoá (Doanh thu và Sản lượng) để chiết xuất ra các báo cáo tổng quan theo dạng biểu đồ. Các báo cáo được xuất linh hoạt theo ngày, tuần, tháng và các tiêu chí khác phục vụ cho công việc kinh doanh. Nhờ theo dõi sát sao báo cáo này mà Tổng giám đốc kịp thời điều hành và chỉ đạo công việc được hiệu quả hơn.

Cùng với việc phần mềm được viết trên nền tảng web, lúc nào cũng online. Thêm vào đó các cấp từ Hội đồng thành viên, Ban giám đốc, các Trưởng, Phó Phòng trong công ty mỗi người được trang bị một máy IPAD, lại được tích hợp hệ thống nhắc việc qua tin nhắn SMS. Giờ đây, việc phê duyệt công văn, giao việc không còn phụ thuộc vào vấn đề thời gian. Lãnh đạo công ty dù có đi công tác dài ngày, vẫn có thể phê duyệt công văn và xử lý công việc kịp thời. Việc này giúp giảm thiểu được thời gian và hiệu quả công việc mang lại cao do giải quyết được nhiều việc cùng một lúc.

Hiệu quả thứ hai là việc đánh giá được năng lực và ý thức của chuyên viên qua việc quản lý chặt chẽ hệ thống người dùng: 

Mỗi thao tác của người dùng đều được lưu lại trên phần mềm. Lãnh đạo công ty mỗi khi giao việc có thể theo dõi được chuyên viên được giao đã nhận việc hay chưa? Hoàn thành hay chưa? Từ đó có thể đánh giá được hiệu quả công việc của mỗi chuyên viên. Đặc biệt, từ việc quản lý user, việc quy kết trách nhiệm cho mỗi chuyên viên cũng rõ ràng hơn. Phần mềm có thể theo dõi được ai đã xem công văn, vào giờ nào, ngày nào. Tránh việc bỏ sót công văn hoặc chưa xử lý lại báo là xử lý rồi.

Có thể nói từ khi sử dụng phần mềm Quản lý Công văn Giao việc, ý thức của chuyên viên cũng được nâng cao. Họ đã bắt đầu có thói quen, hàng sáng khi đến công ty là mở phần mềm nhận công văn, công việc. Nhờ đó công việc luôn luôn được xử lý trong ngày, không còn tình trạng tồn đọng công việc, ỳ chệ như những năm trước. Đây là một tiến bộ vượt bậc trong quá trình tin học hoá trong văn phòng công ty.

Hiệu quả thứ ba là giảm thiểu được các chi phí văn phòng, chi phí quản lý:

Theo đánh giá của phòng Hành chính và Kế toán thì sau một năm áp dụng phần mềm Quản lý Công văn Giao việc, chi phí văn phòng như in ấn, giấy tờ giảm thiểu một cách đáng kể. Trước đây, các công văn đi như tờ trình, biên bản phải in ra hàng tập, trình ký thì nay chỉ việc thực hiện thao tác trên phần mềm.

Quan trọng hơn, việc xử lý trên phần mềm mang lại độ chính xác cao, có thể theo dõi được tiến trình công việc cũng như tìm kiếm lại công văn, công việc theo nhiều tiêu chí khác nhau.

Với những hiệu quả trên mang lại, sang năm nay, Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam tiếp tục ký hợp đồng bảo trì phần mềm với Công ty LIVA để đảm bảo hệ thống hoạt động luôn ổn định. Đồng thời sẽ nâng cấp thêm nhiều module khác giúp cho hệ thống phần mềm ngày càng hoàn thiện hơn.

Tin tức khác