Tin tức

Xây dựng phần mềm Quản lý Công văn-Giao việc cho Công ty Xuất nhập khẩu Hàng không

Xây dựng phần mềm Quản lý Công văn-Giao việc cho Công ty Xuất nhập khẩu Hàng không

Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hàng không (AIRIMEX) là công ty hoạt động chính trong lĩnh vực nhập khẩu/phân phối lớn nhất về  phụ tùng máy bay và các thiết bị mặt đất sân bay tại Việt Nam.

Với quy mô một Trụ sở chính và một văn phòng đại diện tại phía Nam gồm 150 nhân viên, bên phía AIRIMEX đang quản lý công việc, văn bản theo một quy trình khép kín, thủ công, chưa được tin học hoá.

  • Khi có công văn đến, văn thư nhận và vào sổ công văn, trình công văn, xin ý kiến chỉ đạo triển khai qua giấy, triển khai và lưu công văn.
  • Công văn đi: Trưởng phòng duyệt công văn vào giấy rồi triển khai đi, không qua văn thư. 
  • Công việc: Lãnh đạo công ty, Trưởng phòng giao việc cho chuyên viên qua giấy, miệng hoặc email. Chứ không theo dõi trên hệ thống.

Với hiện trạng như trên, việc quản lý của Airimex đang gặp nhiều bất cập như:

  • Công việc chưa thu được hiệu quả tối đa do không phê duyệt và chỉ đạo được ngay.
  • Công tác quản lý chưa thể sát sao do không theo dõi được tiến trình thực hiện công việc mà mình đã giao.
  • Tốn chi phí quản lý, chi phí in ấn, triển khai công văn.
  • Rủi ro trong việc lưu trữ công văn, có thể thất lạc giấy tờ.

Nhận thấy hiệu quả của Phần mềm Quản lý Công văn - Giao việc mang lại trong quá trình sử dụng thử, AIRIMEX quyết định ký hợp đồng triển khai theo sự tư vấn của Công ty LIVA. 

Các phân hệ chính của phần mềm là:

  • Quản lý công văn đến
  • Quản lý công văn đi
  • Quản lý công việc
  • Hệ thống báo cáo, nhắc việc tiện ích
  • Hệ thống tin nội bộ
  • Hệ thống tài liệu

Đến nay, toàn bộ Văn phòng Công ty và Chi nhánh miền Nam đã sử dụng được thành thạo và hoàn toàn chủ động trong quá trình nhận và gửi công văn.

Trong buổi lễ bàn giao, ông Đặng Đình Nhật - Trưởng phòng Hành chính của AIRIMEX đã phát biểu: "Phần mềm Quản lý Công văn - Giao việc đem lại nhiều lợi ích trong đó đã giúp cho các chuyên viên trong công ty, đặc biệt là các lãnh đạo chủ động thời gian làm việc, tiết kiệm được thời gian và công sức rất nhiều so với xử lý văn bản giấy". 

Với việc hợp tác thành công này, hai bên sẽ tiếp tục thực hiện các giai đoạn tiếp theo để nâng cấp thêm nhiều chức năng tiện ích, giúp cho công tác quản lý công ty của lãnh đạo AIRIMEX được thuận tiện và hiệu quả hơn nữa.


 


Tin tức khác